Blogs

Les timemanagement van Eisenhower

Eisenhower post.png


Maak jij gebruik van to-do lijsten, maar lukt het je nog niet om de prioriteiten overzichtelijk te maken? De Amerikaanse president Eisenhower heeft hier de oplossing voor! Met het ‘van belang-urgentie’ model helpt hij jou de stress en het uitstelgedrag achterwege te laten, terwijl jij je bezighoudt met wat écht belangrijk is.

Het Eisenhower model

Het Eisenhower model, ook wel Eisenhower Matrix of Eisenhower Box genoemd, is waarschijnlijk één van de meest bekende modellen voor timemanagement. Het Eisenhower model komt voort uit de beroemde uitspraak van Eisenhower: ‘urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent’. Hoewel dit model heel eenvoudig is, is het een effectief hulpmiddel voor het prioriteren van jouw taken.

‘What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.’

Het Eisenhower model is heel handig om prioriteiten te stellen, doordat het onderscheid maakt tussen die dingen die belangrijk zijn en die dingen die urgent zijn. We kennen allemaal wel de overvolle to-do lijsten met dingen die je graag af wilt hebben of dingen die je af moet hebben omdat er tijdsdruk op zit. In al die drukte kan het een uitdaging zijn om onderscheid te maken tussen de dingen die als eerste moeten gebeuren, de dingen die je moet inplannen of de dingen die je eigenlijk beter niet kunt doen. De Eisenhower Box kan jou hierbij helpen.

Hoe gebruik je de Eisenhower Box?

Volgens de Eisenhower Matrix zijn er vier verschillende kwadranten. De bovenste twee kwadranten bevatten zaken die belangrijk zijn, de onderste twee kwadranten bevatten zaken die niet belangrijk zijn. Welke taken in welk kwadrant vallen is afhankelijk van de situatie, dit kan jij het beste inplannen.

eisenhower-box

De vier categorieën van de Eisenhower Box:

  • Urgent en belangrijk
  • Belangrijk maar niet urgent
  • Urgent maar niet belangrijk
  • Niet urgent of belangrijk

Kwadrant 1: belangrijk en urgent

In het eerste kwadrant staan alle zaken die belangrijk zijn en nu gedaan moeten worden. Alle taken die in dit kwadrant hebben hoge prioriteit, hierbij spreken we dus over acties die je vandaag of uiterlijk morgen onderneemt. Zorg er dus voor dat je zo snel mogelijk aan de slag gaat met het afronden van deze taken!

Kwadrant 2: belangrijk, niet urgent

In kwadrant twee vallen alle taken die wel belangrijk zijn maar niet urgent. In veel gevallen zijn dit kleine projecten die je wilt doen, omdat ze belangrijk zijn, maar op een of andere manier lijkt het wel alsof je er niet aan toekomt. Creatieve projecten, schrijven, lezen, tijd maken voor je persoonlijke ontwikkeling: allemaal dingen die in dit kwadrant thuishoren. En de realiteit is dat je niet aan de taken zal toekomen tenzij je daadwerkelijk tijd ervoor inplant.  

Kwadrant 3: niet belangrijk, urgent

In kwadrant drie staan zaken die niet belangrijk zijn maar wel urgent. Over het algemeen kun je de taken die in dit kwadrant staan, delegeren aan andere mensen. E-mails en telefoontjes die je aandacht opeisen, kunnen in dit rijtje staan. De uitdaging is om je niet bezig te houden met de to-do’s in dit kwadrant en deze te delegeren. Heb je echt het gevoel dat je ze moet doen? Vraag jezelf dan af wat het je gaat opleveren. In de meeste gevallen valt de opbrengst namelijk tegen.

Kwadrant 4: niet belangrijk, niet urgent

In het vierde kwadrant staan taken die niet belangrijk zijn en niet urgent. De dingen die in dit kwadrant staan zijn geen taken, maar activiteiten die je graag wilt doen. Zinloos internetten en urenlang televisiekijken zijn activiteiten die in dit kwadrant kunnen staan. Probeer activiteiten in dit kwadrant zoveel mogelijk te vermijden.

5 timemanagement tips om aan de slag te gaan met de Eisenhower Box

  1. Taken op je to-do lijst zetten, geeft je gedachtes rust. Let wel op dat je je afvraagt wat belangrijk is als eerst af te ronden.
  2. Probeer je taken te beperken tot 8 per kwadrant. Rond eerst de meest belangrijkste taak af voordat je een nieuwe taak toevoegt. Onthoud: het gaat niet om het verzamelen, maar om het afronden van taken.
  3. Houd werk en privé gescheiden en geef beide een eigen lijst. Op deze manier voorkom je dat je te weinig tijd aan familie of werk besteed.
  4. Laat anderen je niet afleiden. Jij weet zelf het beste waar de prioriteit ligt van jouw taken. Plan in de ochtend, werk daarna je lijst af. En, geniet uiteindelijk van het resultaat.
  5. Als laatste, probeer niet uit te stellen. Met overbeladen to-do lijsten schiet niemand (zelfs Eisenhower!) niets mee op.

Ga jij ook aan de slag met de Eisenhower Box? Dit kan natuurlijk traditioneel met pen en papier (klik hier om de template te downloaden) óf bekijk deze apps!

Bronnen:
http://www.intermediair.nl/carriere/doorgroeien/competenties/Presidentiele-workhacks-productief-worden-met-Dwight-D-Eisenhower
https://www.zakelijksucces.nl/eisenhower-model/
http://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

Of bekijk al onze Projectbeheersing vacatures