Document Control

Document control | Visie

Data en documenten zijn tegenwoordig overal. Documenten worden meer dan ooit gedeeld met verschillende stakeholders. Als document beheerder zorg jij voor standaarden, templates, distributie en processen als het gaat om documentbeheersing. Jij bent bezig met innovaties binnen document control (zoals digitaal ondertekenen) en het inrichten van workflows. Samen met contractmanagement werk je aan de acquisitie van een Document Management Systeem kijken. Door jouw werk kan de organisatie op hoge snelheid door. 

Document control | Posities

In een operationele document control rol verwerk je veel documenten. Het begint bij het aanmaken van templates en documenten, het verspreiden naar stakeholders, versie management, het bijhouden van de metadata van het document en het opslaan in de juiste databases. Je werkt veel in het DMS (Data Management Systeem). Als senior document controller ben je meer bezig met het inrichten van processen, het oplossen van knelpunten en het inrichten van document control standaarden binnen de organisatie.

FAQ Document control

Hoe ziet een typische dag als documentbeheerder eruit?
Je begint je dag met het verwerken van alle documenten die via de mail zijn binnengekomen. Daar heb je een interessante workshop over procesverbetering binnen document management. Na de lunch heb je samen met de contractmanager een gesprek met de leverancier van de software die jullie gebruiken. De rest van de middag werk je met je collega’s aan het aanmaken, veranderen en verwerken van een nieuwe set documenten. Door je kennis van alle richtlijnen ben jij de go-to person hiervoor.

Wat zijn kenmerken van een goede document beheerder?
Een goede documentcontroller is nauwkeurig en wordt blij van het inrichten van efficiënte processen. Jij voelt je als een vis in het water tussen alle data en document control standaarden en schroomt niet om je collega’s hierin op weg te helpen. Met jouw oog voor detail (een belangrijke soft-skill voor projectbeheersers!) bespeur je inefficiënties in de documentcontrol processen. Je neemt het voortouw om hierin verbeteringen voor te stellen. Jij staat open voor feedback over bijvoorbeeld het aanpassen van templates voor gemakkelijker gebruik. Je vindt het leuk om Sharepoints en andere document management systemen in te richten op een manier die een organisatie helpt te groeien zonder de controle te verliezen.

In welke industrieën vind je documentcontrollers?
Je kunt documentbeheerders en managers vinden in een grote verscheidenheid aan industrieën. In de bouw zullen documentbeheerders veel te maken hebben met bouwtekeningen, opdrachtformulieren en standaarden waaraan bepaalde documenten moeten voldoen. In bijvoorbeeld de medische wereld of een IT-projectorganisatie ligt er weer een hele andere focus. Versiebeheer, metadata en beveiliging en workflows zijn binnen elke industrie relevant, al zullen ze binnen elke organisatie anders ingericht worden.