Deze vacature is helaas vervuld.

  • Rotterdam
  • 36 uren per week
  • Overheid / Publiek / Bouw & Infrastructuur

Jij bent van overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als Projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de Projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten van de gemeente .  

Over de functie

De functie van Projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

 

De hoodtaken van de Projectsecretaris:

  • Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;

  • Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;

  • Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;

  • Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;

  • Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;

  • Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;

  • Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;

  • Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;

  • Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;

  • Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Toon meerToon minder

Wat wij vragen

Als Projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je bent in staat de gezamelijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig, politiek sensitief en heb je ervaring met complexe casussen.
 

Eisen

  • Een afgeronde Hbo-opleiding of een WO-opleiding;

  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën;

  • Aantoonbare werkervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint);

  • Kennis van en ervaring met GROTICK aspecten, blijkend uit het cv;

  • Ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv;

  • Aantoonbare ervaring met het schrijven van bestuurlijke stukken (zoals bijvoorbeeld raadsvoorstellen of wethoudersbrieven);

  • Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken.

 

Wensen

  • Ervaring met werken binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;

  • Je hebt ervaring met Prince2;

  • Je hebt ervaring met Oracle en/of One Drive;

  • Kennis van het werken met de Rotterdamse Standaard voor Projectmatig Werken;

  • Kennis van en ervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling, blijkend uit het cv;

  • Je hebt ervaring met grootstedelijke vraagstukken en kan dit aantonen middels een referentieproject in het cv.

Toon meerToon minder

Wat wij bieden

Als projectsecretaris kom je in dienst bij Essentium. Bij Essentium staat jouw carrière centraal. Alles draait om jouw vrijheid, jouw ontwikkeling en jouw succes. Je bepaalt zelf je inzet, opdracht en carrière. Essentium faciliteert en jij kiest.

Wij geloven in jouw talent. We ondersteunen je waar nodig om het maximale in je naar boven te halen. Zo fungeren we als sparringpartner op de inhoud, bieden we coaching op het gebied van persoonlijke en professionele vaardigheden.

Verder bieden wij jou een goed salaris en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden.

Toon meerToon minder

Over het bedrijf

Essentium is een specialistische partner op het gebied van detachering, talentontwikkeling en advies in projectbeheersing. We werken voor grote opdrachtgevers en helpen hen bij het verbeteren van hun projectorganisaties.

Bij Essentium ontmoet je het meest gedreven talent in de wereld van projectbeheersing. Talent dat zich onderscheidt op zowel persoonlijk vlak als binnen het vakgebied. Onze professionals hebben allen liefde voor het vak projectbeheersing en zijn gedreven en ambitieus. Ze willen groeien en zichzelf blijven ontwikkelen. Essentium biedt hiervoor mogelijkheden middels het faciliteren van ontwikkeling op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Deze combinatie van een eigenzinnige kijk op talentontwikkeling en inhoudelijke kennis van projectbeheersing maakt onze dienstverlening uniek.

Toon meerToon minder

Heb je vragen?

Neem dan contact op met

Frank van Vliet

Wellicht vind je dit ook interessant