5 Essentiële Soft Skills voor Successvolle PMO’ers

Een succesvolle Project Management Officer heeft relevante werkervaring, PMO-certificaten en noemenswaardige referenties. Maar waar je als PMO’er (of welke functie dan ook!) echt door kan uitblinken zijn soft skills. Ben jij iemand die ervoor zorgt dat anderen in hun kracht komen? Of ben jij diegene waar mensen altijd op kunnen bouwen in drukke tijden? Dit geeft jou net dat beetje extra ten opzichte van andere kandidaten.

Bij Essentium vinden we dit een belangrijk onderwerp. We doen ons uiterste best om de juiste match te maken tussen opdrachtgever en kandidaat. Soft skills zijn hierin erg belangrijk. Daarom bekijken we in dit artikel het verschil tussen hard skills en soft skills. Daarnaast bespreken we wat de belangrijkste soft skills voor Project Management Officers zijn.

Het verschil tussen hard skills en soft skills

Hard skills

Hard skills zijn vaardigheden die functioneel of technisch zijn. Je kunt ze leren door het lezen van boeken, het volgen van cursussen of je leert ze met de tijd tijdens je werk. Hard skills zijn veelal meetbaar door middel van certificaten of diploma’s.

Hard skills voor PMO’ers zijn bijvoorbeeld:

Financial Management
Planning Management
Risk & Issue Management
Contract Management
SAP
MS Office
Jira

Deze vaardigheden horen zeker thuis op een PMO CV! Maar het is belangrijk om te weten dat organisaties steeds vaker kijken naar de soft skills van een kandidaat.

pmo-projectbeheersing-hard-skills-vacatures

Soft skills

Soft skills kunnen omschreven worden als kennis, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen die niet tastbaar zijn. Ze zijn daardoor lastig te meten of te certificeren. Deze skills haal je niet uit een schoolboek, maar je kunt ze wel ontwikkelen. Je bouwt aan deze vaardigheden door je te omgeven met mensen waar je veel van kunt leren en door het regelmatig krijgen van opbouwende feedback. Ook kun je specifieke soft skill trainingen volgen of boeken lezen over persoonlijke ontwikkeling.

Voorbeelden van soft-skills zijn:

Leiderschap
Kunnen luisteren
Omgaan met stress
Binnen een team kunnen werken

Je vindt zelden een lijst van soft skills op een cv. Toch zouden ze zeker niet misstaan in bijvoorbeeld een korte samenvatting over jezelf. Daarnaast kun je jouw soft skills goed kwijt op je LinkedIn profiel.

Belangrijke soft skills voor succesvolle PMO’ers

Bij Essentium hebben wij samen met onze klanten en professionals gekeken naar de meest belangrijke soft skills voor PMO’ers. Onderstaande 5 soft skills werden het meest genoemd.

1. Communiceren: duidelijk en effectief zaken kunnen overbrengen

Krachtig en helder communiceren is een belangrijke vaardigheid voor een Project Management Officer. Dit geldt voor zowel offline als online communicatie, geschreven en gesproken. Als PMO’er werk je vaak in teamverband en krijg je met uiteenlopende werkzaamheden te maken. Miscommunicatie en aannames liggen op de loer en maken het werk lastiger dan nodig is. Met duidelijk communiceren bedoelen we dat de boodschap duidend en begrijpelijk naar de ander wordt overgebracht. De gesprekspartner weet wat jouw verwachtingen zijn en waar hij aan toe is.

Goede PMO-professionals kunnen hun manier van communiceren aanpassen aan hun publiek, complexe zaken simpel maken en de urgentie van bepaalde vragen goed inschatten.

Voorbeeld: De PMO’er biedt ondersteuning bij het voorbereiden van een presentatie over de financiën van het project. De PMO’er vraagt de projectleider naar de stakeholders, de gewenste toon en de high-level boodschap van het document. Op deze manier creëert de PMO’er een document met de juiste boodschap en bewoording.

2. Flexibel zijn: aanpassen & snel kunnen schakelen

Van nature werkt een PMO’er gestructureerd, georganiseerd en volgens een bepaalde drumbeat van activiteiten en rapportages. Maar in projectorganisaties veranderen prioriteiten van de ene op de andere dag. Een project wordt opeens stopgezet, er zijn veranderingen binnen de teamstructuur of een groot risico doet zich voor. Dit soort gebeurtenissen vragen om flexibiliteit van het hele team en daarbij ook van de Project Management Officer.

Voorbeeld: Een cruciaal onderdeel van het project loopt vertraging op. De projectleider vraagt de PMO’er om ad-hoc de planningen en resource allocaties aan te passen. Daarna creëert de PMO’er een incidentele rapportage over de impact van deze verandering op de financiën van het project.

Lees meer: Wat is een PMO?

3. Zelfstarter: initiatief nemen en een proactieve houding

Het is belangrijk dat een PMO’er een zelfstarter is en initiatief neemt binnen de verschillende domeinen van projectbeheersing. Sterke PMO’ers identificeren zelfstandig risico’s in bijvoorbeeld de planning of financiën en geven dit aan bij de projectleider.

Het is belangrijk om met de projectleider af te spreken op welke punten de PMO’er zelfstandig kan werken en op welke punten er met de projectleider afgestemd moet worden. Dit hangt af van de senioriteit van de PMO’er en de behoeftes van de projectleider.

Voorbeeld: Tijdens het maken van de financiële planning van het project, komt de PMO’er erachter dat niet alle kosten zijn meegenomen in de planning. De PMO’er gaat zelfstandig op zoek naar de juiste bedragen en legt een up-to-date financieel plan voor aan de projectleider. Aan de hand van dit plan bepaalt de projectleider dat er extra budget moet worden aangevraagd.

4. Aandacht voor detail: "the bigger picture" zien, maar ook de details

Een van de belangrijkste kwaliteiten van een PMO-consultant, is oog voor detail. Dit betekent niet alleen nauwkeurig werken, maar ook de meest relevante punten uit grote hoeveelheden informatie kunnen halen. Een goede PMO’er haalt afwijkingen uit zijn of haar eigen werk en dat van anderen, ook onder tijdsdruk. Op deze manier onderschept de PMO’er fouten voordat zich grote (financiële) consequenties voordoen.

Voorbeeld: Binnen een groot programma wordt gewerkt met verschillende leveranciers. De PMO’er bestudeert bij aanvang van het project de contracten met leveranciers. De PMO’er weet dat er SLA’s zijn voor het opleveren van bepaalde milestones. Het project loopt vertraging op en de PMO’er maakt de projectmanager attent op de contractuele afspraken die gemaakt zijn om vervolggesprekken met de leverancier aan te gaan.

pmo-projectbeheersing-soft-skills-details

5. Kritisch denken: de juiste vragen stellen om relevante informatie te krijgen

Kritisch denken is een waardevolle kwaliteit waardoor er veel tijd en geld bespaard kan worden. Een PMO’er die goed is in kritisch denken, kan correct inschatten wat de projectleider of stakeholder nu precies vraagt. Deze professional scheidt relevante van niet-relevante informatie en komt met zorgvuldig nadenken en de juiste vragen stellen tot de kern van de vraag of opdracht. Kritisch denken wordt makkelijker naarmate je meer ervaring binnen een organisatie en het PMO-vak hebt.

Voorbeeld: De portfolio manager vraagt de PMO’er een nieuwe template te maken voor een status rapportage. De PMO’er weet dat het een dag of 3 gaat kosten om dit document te maken en te verifiëren met relevante stakeholders. Daarom kijkt een goede PMO’er eerst of er al iets soortgelijks bestaat in de kennisdatabase, of dat andere collega’s al een soortgelijk document hebben.

Ben jij klaar voor een uitdagende PMO job?

Bezit jij bovenstaande soft skills en ben jij die PMO-professional die wij zoeken? Neem een kijkje bij onze PMO vacatures of neem contact op met een van onze consultants voor een kennismakingsgesprek.