Met de antwoorden op deze 5 vragen scoor je punten in je sollicitatiegesprek voor PMO

“Ik voel mij als spin in het web binnen veranderende politieke omgevingen, met oog voor de mens.”

“Met mijn helikopterview beweeg ik me flexibel binnen dynamische organisaties en houd ik het overzicht binnen complexe omgevingen in uiteenlopende branches.”

Herkenbaar? Helaas zijn dit voorbeelden die wij vaak tegenkomen. Goede PMO professionals die hun eigen kwaliteiten niet concreet omschrijven. Zonde! Om jou als PMO’er hierbij te helpen, hebben wij 5 veelvoorkomende vragen beantwoord voor jou. Na het lezen van dit artikel weet jij jouw kennis en ervaring op een duidelijke manier over te brengen.

Vraag 1: Welke activiteiten vallen volgens jou binnen de rol van een PMO?

Dit is een interessante vraag met meerdere goede antwoorden. Men gebruikt deze vraag vaak om te kijken of jij en je potentiële werkgever of opdrachtgever hetzelfde denken over de werkzaamheden van een PMO rol.

Vanzelfsprekend kijk je als eerste naar je eigen ervaringen en visie. Daarnaast kan je ook aan je recruitment consultant vragen hoe PMO binnen de organisatie wordt ingezet. Bijvoorbeeld of het PMO tactisch, strategisch of operationeel is en hoe volwassen het PMO is. Fungeer je als rechterhand van de programma manager of zijn juist ondersteunende werkzaamheden zoals rapporteren en notuleren van belang? Ook zijn je werkzaamheden heel anders wanneer je in een team van PMO’ers werkt of wanneer je onderdeel bent van een team waarbij iedereen zijn eigen functie heeft. Vraag tijdens het gesprek ook waar de organisatie het meeste behoefte aan heeft. Zo weet je zeker dat de vacature en jouw profiel matchen!

TIP: lees onze blog “wat is een PMO”voor inspiratie. Hier maken we onderscheid tussen de ‘standaard’ werkzaamheden van een PMO’er en bijkomende activiteiten die bij sommige organisaties wel en anderen niet bij PMO horen.

Vraag 2: Functioneer je het beste in een PMO-rol op project, programma of portfolio niveau?

Bij sommige organisaties solliciteer je specifiek op een bepaalde PMO-rol. Bij andere kom je binnen een grotere PMO-afdeling te werken. Daarbinnen kan je afwisselend als project, programma of portfolio PMO aan de slag.

Vertel waarom het ene beter bij jou past dan het andere. Bijvoorbeeld: een project is een tijdelijke taak met een vastgesteld doel. Houd je ervan om kortere tijd heel hard aan 1 opdracht te werken, dan is dit iets voor jou. Geef je de voorkeur aan overzicht houden over meerdere projecten en operationele taken optimaliseren, dan is een programma of portfolio rol wellicht meer geschikt voor jou.

TIP: onderbouw je antwoorden goed. Ga aan de hand van de STAR-methode door je cv en bouw sterke voorbeelden op.

Vraag 3: Welke skills zijn belangrijk voor een PMO’er en hoe scoor jij hierop?

Bij deze vraag is het lastig in te schatten wat jouw gesprekspartner wil horen. Ga dus uit van jezelf, zo ontdek je ook het beste of er een match is met jouw potentiële werkgever.

Denk na over jouw waardevolle skills, waar je ze ontwikkelde en hoe je ze tot uiting brengt. Geef bij dit soort vragen antwoorden die je goed kan onderbouwen met voorbeelden. Ben je bijvoorbeeld erg handig met data-analyse en Excel? Vertel over hoe jouw rapportages bijdroegen aan het realiseren van besparingen. Heb jij een passie voor communicatie? Benadruk hoe jouw activiteiten hielpen om de PMO-afdeling bij je vorige werkgever een sterker imago te geven. Staat er niet duidelijk in de vacature welke skills de werkgever precies zoekt, vraag dit dan voor het gesprek aan jouw recruitment consultant.

TIP: in ons artikel over de meest gevraagde PMO-skills lees je welke skills opdrachtgevers op dit moment veel vragen.

Vraag 4: Met welke PMO-tools heb je ervaring?

Clarity, Jira, Primavera, Microsoft Project, Basware, SAP, Visio, SharePoint - het zijn allemaal tools waarvan organisaties kunnen verwachten dat je ze beheerst. Dit is natuurlijk nog naast Word, Excel, PowerPoint en Outlook! Het is sowieso goed om deze tools op je PMO CV en LinkedIn te zetten, want recruiters zoeken hier ook actief op!

Denk hierbij goed na over jouw ervaringsniveau. Werk je nog niet lang als PMO’er, dan is de kans groot dat je nog niet met al deze tools in aanraking bent gekomen. Vertel in dat geval hoe snel jij nieuwe dingen oppakt. Leerde je in korte tijd een tool compleet beheersen? Dat is een goed punt! Ook kun je vertellen wat je deed om deze beter te leren beheersen. Denk hierbij aan cursussen of een training.

TIP: wees realistisch over jouw ervaringsniveau. Beheers jij de basis, vertel dan niet dat je een expert bent. Wees niet bang om uit te leggen wat je nog te leren hebt, maar undersell jezelf ook niet! Vraag ook de recruitment consultant hoe je jezelf en je ervaring het beste kunt presenteren.

Vraag 5: Hoe beschrijf je jouw communicatiestijl?

Als PMO’er moet je op verschillende niveaus kunnen communiceren. Van teammeetings tot presentaties voor de CIO of CFO: soms moet je dezelfde informatie brengen, maar op verschillende manieren. Sterke PMO-professionals communiceren op een begrijpelijke en consistente manier, afgestemd op de doelgroep. In sommige omgevingen zal men directe communicatie heel erg waarderen, waar in andere PMO-rollen heel tactisch gecommuniceerd wordt. Je kunt dit zeker vragen en bespreekbaar maken in je sollicitatiegesprek.

In hoeverre communicatiewerkzaamheden onderdeel worden van je rol, hangt ook af van het type PMO dat je wordt (project, programma of portfolio).

TIP: maak je ervaring concreet. Heb je rapportages voorbereid voor C-level stakeholders? Communicaties naar het hele bedrijf uitgestuurd? Bij de CFO aan tafel gezeten om presentaties voor te bereiden? Vertel hoe je dit deed, met wie je samenwerkte en hoe je de informatie aanpaste aan je publiek. Gebruik voorbeelden volgens de STAR methode: situatie, taak, actie, resultaat.